อีลอน มัสก์ (Elon Musk) เป็นซีอีโอของบริษัทสตาร์ตอัปใหญ่ระดับโลกอย่าง SpaceX และ Tesla จึงไม่ใช่เรื่องแปลกที่เขาต้องทำงานหนักอยู่ตลอดเวลาเพื่อพัฒนานวัตกรรมเหล่านี้ให้สามารถเดินหน้าไปอย่างราบรื่น แต่การทำงานหนักของมัสก์นั้นบางทีก็หนักมากถึงขั้นที่ว่าเขาต้องนอนที่ทำงาน หรือมีบางอาทิตย์ที่ต้องลากยาวกว่า 120 ชั่วโมง / สัปดาห์ ซึ่งภายหลังมัสก์ก็ออกมาบอกว่าที่จริงแล้วทุกวันนี้เขาก็ทำงานตามปกติคือ 80-90 ชั่วโมงต่อสัปดาห์อยู่แล้ว

แน่นอนว่าการจะทำตามแบบเขาได้คงไม่ใช่เรื่องง่าย และเราทุกคนก็คงไม่ต้องบ้าระห่ำถึงขนาดนั้น แต่สิ่งหนึ่งที่เราสามารถเรียนรู้จากการทำงานของเขาได้คือการสร้างระบบให้งานนั้นออกมาอย่างมีประสิทธิภาพมากที่สุด มัสก์เป็นคนหนึ่งที่ย่อยตารางเวลาของตัวเองในแต่ละวันให้เป็นบล็อกเล็ก ๆ เพื่อจะสามารถเคลียร์งานต่าง ๆ ได้ในเวลาที่จำกัด มันแสดงให้เห็นว่าเวลาในแต่ละวันของเขานั้นมีค่ามากขนาดไหน และเขาใช้เทคนิคเหล่านี้เพื่อให้แต่ละวันนั้นโปรดักทีฟมากที่สุด

หลีกเลี่ยงประชุมที่ไม่จำเป็น

เชื่อว่าทุกคนที่ทำงานบริษัทน่าจะรู้เรื่องนี้เป็นอย่างดี มัสก์มีสิ่งที่ต้องรับผิดชอบมากมาย ประชุมกับฝ่ายนั้นฝ่ายนี้อยู่ตลอด แต่เราทุกคนทราบดีว่าไม่มีอะไรเสียเวลามากกว่าการประชุมที่ไม่มีประโยชน์อีกแล้ว ในบางสถานการณ์นั้นการประชุมยังคงเป็นสิ่งที่จำเป็นอยู่ โดยเฉพาะในบริษัทสตาร์ตอัปขนาดเล็ก แต่ว่าในหลาย ๆ สถานการณ์มันก็เกิดขึ้นมากเกินไป บางปัญหาอาจจะแก้ได้โดยการเดินไปถามใครสักคนหนึ่ง หรือบางครั้งก็ใช้อีเมลก็ได้

ประชุมก็ต่อเมื่อจำเป็นจริง ๆ และเป้าหมายของการประชุมต้องชัดเจน มีเวลากำหนดและหัวข้อชัดเจนด้วย (อย่างการขอทุน หรือ เปลี่ยนเป้าหมายตลาด พวกนี้จำเป็น แต่ประชุมเรื่องว่าจะใช้กระดาษแบบไหนกับเครื่องพรินเตอร์ ฯลฯ พวกนี้ควรจะจบแค่อีเมล)

ประชุมไหนที่คิดว่าไม่สำคัญ และไม่จำเป็นต้องเข้า ก็ไม่ควรเข้า ถ้าอยู่ในสถานะลูกน้องให้ถามหัวหน้าว่าประชุมนี้ต้องเข้าไหม โดยเสริมเหตุผลไปด้วยว่าคุณน่าจะใช้เวลาของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพมากกว่าถ้าทำอย่างอื่น (แล้วก็ยกตัวอย่างไปเลย) หรือถ้าต้องเข้า ก็พยายามทำตัวให้มีประโยชน์มากที่สุด เมื่อไหร่ก็ตามที่การประชุมเริ่มออกนอกทาง ให้เตือนที่ประชุมด้วย

ใช้กฎ 80/20 กับงานที่ทำ

งานของมัสก์นั้นไม่เคยหยุด ความท้าทายของสิ่งที่เขาต้องเผชิญและการตัดสินใจในแต่ละวันนั้นมากมาย มัสก์บอกว่าเขาจะเลือกทำงานที่ “สร้างมูลค่า” ให้แก่บริษัทมากที่สุดมาเป็นอันดับแรก หรืออะไรก็ตามที่เป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดในเวลานั้น ๆ ก่อนอย่างอื่นเลย

ใช้กฏ 80/20 หรือที่รู้จักกันว่า “กฎพาเรโต” (Pareto Principle) หมายถึง 80% ของผลลัพธ์นั้นเกิดขึ้นมาจากตัวแปร 20% ซึ่งมันสามารถนำไปปรับใช้ในการทำงานได้เป็นอย่างดี เริ่มจากงานที่สำคัญที่สุดในลิสต์ ถ้าไม่รู้ว่าคืออันไหน อาจจะถามตัวเองว่างานไหนที่รู้ว่าต้องใช้พลังงานมากที่สุดในการทำ แล้วก็เริ่มจากตรงนั้น แล้วค่อย ๆ ไล่งานที่สำคัญน้อยลงมา

ส่วนงานไหนที่สามารถส่งต่อให้คนอื่นได้ ไม่ใช่โยนงาน แต่เป็นงานที่คนอื่นสามารถรับผิดชอบและทำได้ดีกว่าเรา ก็ควรให้คนอื่นทำอาจจะดีกว่า หรือถ้าเป็นหัวหน้าแล้วต้องแบ่งงานบางส่วนให้พนักงานทำก็ต้องเลือกงานที่เหมาะกับพนักงานแต่ละคนให้ดีด้วย มัสก์เคยให้สัมภาษณ์เกี่ยวกับเรื่องนี้เขาบอกว่า

“โฟกัสไปที่สัญญาณไม่ใช่เสียงรบกวน อย่าเสียเวลาของตัวเองไปกับเรื่องที่ไม่ได้ทำให้อะไรดีขึ้น”

สื่อสารให้ชัดเจน

คุณสมบัติของคนที่เป็นผู้นำหรือหัวหน้านั้นเรื่องของการสื่อสารกับคนที่ทำงานด้วยอย่างยอดเยี่ยม ในที่นี้ไม่ได้หมายความว่าต้องสื่อสารอยู่ตลอดเวลาหรือต้องไปจ้ำจี้จ้ำไชในการทำงานของแต่ละคนนะครับผม แต่เป็นการสื่อสารให้ชัดเจนว่าต้องทำอะไร อย่าใช้ศัพท์แสง คำย่อ หรือคำที่กำกวม อ้ำอึ้ง บอกให้ชัดว่าต้องการอะไร

เหตุผลก็เพราะว่าถ้ามันไม่ชัดเจน เราจะต้องมาเสียเวลาอธิบาย หรือบางทีคนอื่นเข้าใจไปผิด ๆ ทำงานกลับมาส่งไม่ใช่สิ่งที่เราต้องการ ก็ต้องเสียเวลาแก้งานอีก ทำให้เสียทั้งเวลาของคุณเอง ของคนที่รับข้อมูลไป และที่สำคัญคือเวลาของบริษัทอีกด้วย

ที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งคือ ถ้าเป็นไปได้ให้คุยกับคนที่เราอยากส่งข้อมูลให้โดยตรง พยายามหลีกเลี่ยงการส่งข้อมูลผ่านคนกลาง (บางบริษัทส่งเป็นทอด ๆ หลายชั้นด้วย) เพราะมันอาจจะตกหล่นและไม่ครบถ้วนทำให้เข้าใจผิดได้ง่ายอีกด้วย

อ้างอิง 1 อ้างอิง 2 อ้างอิง 3 อ้างอิง 4

พิสูจน์อักษร : สุชยา เกษจำรัส