Asana VS Trello แอปช่วยประสานงานตัวไหนดี? | #beartai

หมดปัญหาการประสานที่ล้มเหลว หรือหลงลืมว่างานนี้อยู่กับใคร ทำไปถึงไหนแล้ว วันนี้ #beartai มี Collaboration Tools มาแนะนำ ช่วยองค์กรคุณให้ทำงานลื่นไหล ไม่มีสะดุด จะ Work from home หรือ Work from Mars ก็ไม่มีปัญหา!!

หลายองค์กรน่าจะมีกระดานขนาดใหญ่ เอาไว้เขียน Process การทำงาน ว่าในแต่ละสัปดาห์ใครต้องทำอะไรบ้าง แต่ขึ้นชื่อว่า เป็นเว็บไซต์ไอทีอันดับ 1 อย่าง #beartai แล้ว วิธีการทำงานของพวกเราย่อมไม่ธรรมดาครับ แถมพวกเรายังเป็นสายฟรีซะด้วย (เขาเรียกประหยัด!!) วันนี้เราจึงมี Collaboration Tools มาแนะนำถึง 2 ตัวด้วยกันครับ

ตัวแรกคือ Trello  เครื่องมือที่ได้แนวคิดมาจากกระดานงานที่เรียกว่า Kanban (อ่านว่า คัม-บัง) ซึ่งเป็นการแบ่งงานออกเป็นกลุ่มย่อย ๆ 3 กลุ่ม นั่นก็คือ

  • To do (สิ่งที่จะทำ)
  • Doing (กำลังทำ)
  • Done (ทำเสร็จแล้ว)

เป็นการเรียงลำดับงานจากซ้ายไปขวา จากงานที่เพิ่งเริ่มโพรเจ็กต์ไปจนถึงงานที่เสร็จสิ้นแล้วตามลำดับ

คล้าย ๆ การแปะโพสต์อิตบนกระดานครับ เมื่อทำงานเสร็จแล้วก็ดึงงานย้ายไปแปะไว้ในช่องต่าง ๆ เพื่ออัปเดตสถานะของงานให้ทีมงานทุกคนรับทราบ ซึ่งเราสามารถติดตามงานได้แบบเรียลไทม์จากทุกแพลตฟอร์ม ทั้งหน้าเว็บหรือแอปพลิเคชัน ระบบการจัดการงานแบบเรียลไทม์ของ Trello จะให้เราสร้าง ทีม ซึ่งหมายถึงทีมงานทุกคนในองค์กร และในแต่ละทีมจะสามารถสร้าง กระดาน แยกออกมาต่างหาก เพื่อรองรับงานในแผนกหรือโพรเจกต์ต่าง ๆ ได้

ในแต่ละกระดานจะมี การ์ด ที่เราสามารถปรับแต่ง ใส่รายละเอียดของงาน กำหนดวันส่งงาน ลิสต์ที่ต้องทำหรือตรวจสอบ ผู้รับผิดชอบ รวมไปถึงไฟล์หรือลิงก์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง โดยไฟล์แนบต้องมีขนาดไม่เกิน 10MB นอกจากนี้ สมาชิกในทีมหรือหัวหน้างาน ยังสามารถคอมเมนต์ในการ์ดได้อีกด้วย เรียกว่าคุยเป็นงาน ๆ ไป ไม่สับสนครับ

อีกฟีเจอร์ที่สำคัญคือผู้ดูแลกระดานสามารถตั้งค่าความเป็นส่วนตัวให้กับกระดานนั้น ๆ ได้ด้วย โดยจะแบ่งออกเป็น 3 ประเภท ได้แก่ Private เปิดให้เห็นได้เฉพาะบุคคลที่ได้รับอนุญาต Team เปิดให้เห็นได้ทุกคนในทีม โดยสามารถสร้างทีมขึ้นในระบบได้ด้วยการจับกลุ่มผู้ใช้ที่ต้องการ Public เปิดแบบสาธารณะให้ทุกคนมองเห็น เมื่อค้นหาทาง Google ก็จะเจอครับ แต่ไม่สามารถแก้ไขได้

ข้อสังเกตกับ Trello

  • สำหรับแพ็กเกจฟรี อาจจะไม่เหมาะกับองค์กรใหญ่ ที่ต้องประสานงานกับคนจำนวนมาก เพราะจำกัดการสร้างกระดานไว้ที่ 10 กระดานเท่านั้น และไม่ได้เชื่อมต่อกับโปรแกรมการทำงานอื่น ๆ เช่น Google Calendar, Google Drive เป็นต้น หากอยากให้คู่กับโปรแกรมเหล่านี้ต้องอัปเกรดเป็นแบบ Business Class หรือแบบ Enterprise แทนครับ
  • ส่วนข้อสังเกตอีกข้อคือ ไฟล์แนบ ครับ โดย Trello จำกัดขนาดไฟล์แนบสำหรับแพ็กเกจฟรีไว้ที่ 10 MB แม้ว่าจะสามารถ Preview ได้ทันที แต่ก็ไม่สามารถแก้ไขงานได้โดยตรง ต้องดาวน์โหลดมาเก็บไว้ในเครื่อง แล้วแก้ไขแบบ Offline แทนครับ

ตัวที่ 2 ที่ คือ Asana ครับ ซึ่งก็มีเสียงลือเสียงเล่าอ้างว่า Asana เลียนแบบ Trello มาอีกทีหนึ่งด้วยหน้าตาแบบกระดานคัมบังที่เหมือนกัน แต่จากการใช้งานก็พบว่ามันก็มีข้อแตกต่างอยู่ครับ การใช้งาน Asana ก็คล้าย ๆ กับ Trello ที่ให้เราเพิ่ม Task บนกระดาน ใส่รายละเอียดต่าง ๆ เช่น กำหนดวันส่งงาน ผู้รับผิดชอบ รวมไปถึงแนบไฟล์ต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้อง การคอมเมนต์งานก็สามารถทำได้ใน Task เลยเหมือนกับ Trello จะแตกต่างตรงที่ไฟล์แนบไม่ได้บอกว่าจำกัดที่เท่าไร และไม่มีลิสต์ที่ต้องทำหรือตรวจสอบครับ

อีกจุดหนึ่งที่แตกต่างคือ Asana สามารถเพิ่ม Subtask ได้ ซึ่งสามารถกำหนดวันส่งงานและผู้รับผิดชอบแยกจากงานหลักได้ เหมาะกับการที่หนึ่งงานต้องประสานร่วมกันหลายคนครับ Asana เป็น Collaboration Tools ที่มีหน้าตาหลากหลายครับ สามารถเลือกดูได้หลายมุมมองทั้งแบบ ลิสต์ กระดาน ปฏิทิน หรือ Timeline ซึ่งจุดนี้ถือว่าเหนือกว่า Trello ครับ

ข้อสังเกต Asana

  • โดยสำหรับแพ็กเกจฟรีนั้น สามารถเพิ่มสมาชิกได้แค่ 15 คนเท่านั้น ซึ่งถือว่าน้อยมากครับสำหรับองค์กรหนึ่ง อาจจะต้องเอาไปปรับใช้โดยการให้หัวหน้าแต่ละแผนกเข้ามาดูแทน ไม่สามารถเข้าถึงได้ทุกคนในองค์กรครับ

แต่ถ้าใครอยากเพิ่มความสามารถของ Asana ขึ้นไปอีก ก็สามารถจ่ายเงินเพื่อใช้แพ็กเกจแบบต่าง ๆ ได้ครับ ราคาอยู่ที่คนละ 10.99$

เปรียบเทียบให้ดูแบบนี้แล้วก็ทำให้ตัดสินใจง่ายขึ้นใช่ไหมครับว่าจะใช้ตัวไหนดี แต่หลัก ๆ แล้วก็อยู่ที่การปรับใช้ของแต่ละองค์กรด้วยครับว่าจะทำให้ Process ของงานคล่องตัวมากขึ้นแค่ไหน และที่สำคัญเครื่องมือ Collaboration Tools ยังต้องการการอัปเดตจากคนอยู่นะครับ แม้จะมีการแจ้งเตือนเมื่อถึงกำหนดวันส่งงาน แต่ถ้าคนไม่ทำ งานก็ไม่เดินนะครับ

 

พิสูจน์อักษร : สุชยา เกษจำรัส