‘kintone’ บริการ Digital Workplace ครบวงจรผ่านระบบคลาวด์

หลายบริษัทมีปัญหาเรื่องการทำงาน ไม่ว่าจะเอกสารกองโต, ไฟล์งานที่กระจัดกระจาย การประสานงานที่ล่าช้าและซ้ำซ้อน ยิ่งวันไหนต้องออกไปพบลูกค้า ตกบ่ายต้องรีบกลับออฟฟิศเพื่อทำใบเสนอราคา รีบยื่นเรื่องให้หัวหน้าอนุมัติอีก เหนื่อยนะครับทำงานแบบนี้

“Digital Workplace” จึงถูกนำมาใช้เพื่อแก้ปัญหาเหล่านี้ โดยเป็นการทำงานร่วมกันในรูปแบบดิจิทัลที่เชื่อมต่อทั้งการสื่อสาร การแบ่งปันข้อมูล และสถานะของแต่ละงานได้แบบเรียลไทม์ ซึ่งทีมงานทุกคนสามารถเข้าถึง Digital Workplace ได้จากทุกอุปกรณ์ ทุกสถานที่ ไม่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศ ไม่จำเป็นต้องหอบเอกสารกองโต

วันนี้แบไต๋ “kintone” Digital Workplace ที่บริษัทชั้นนำเลือกใช้ และกำลังเป็นที่จับตามองอย่างมากจากประเทศญี่ปุ่นครับ

หลายบริษัทอยากเปลี่ยนการทำงานของตัวเองไปสู่ Digital Workplace แต่ก็มีความกังวลว่าโปรแกรมหรือระบบสำเร็จรูปต่าง ๆ จะไม่เข้ากับงานของบริษัท เช่น งานขาย, การจัดการคำสั่งซื้อ หรือ Project Management ฯลฯ แต่การจะลุกขึ้นมาทำระบบเองก็ไม่เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีอีก

“Cybozu” จึงได้สร้าง “kintone” บริการที่ผู้ใช้สามารถปรับแต่งระบบให้เข้ากับงานของตัวเองได้ด้วยเครื่องมือแบบ No-code/Low-code กล่าวคือคุณไม่จำเป็นต้องเรียนรู้การใช้โปรแกรมมากนักก็สามารถใช้งานและปรับแต่งระบบด้วยตนเองได้ ซึ่งนี่คือจุดเด่นที่ทำให้บริษัทกว่า 20,000 แห่งทั่วโลกใช้ kintone ในการทำงาน และยังมีผู้ติดตั้งใหม่เพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ กว่า 500 บริษัทในทุก ๆ เดือนครับ

เมื่อล็อกอินเข้ามาสู่ kintone จะเจอกับ Portal ซึ่งเป็นเหมือนกระดานที่แสดงข้อมูลสำคัญต่าง ๆ โดยแบ่งเป็น 4 ส่วนหลัก คือ

  1. Announcement ข้อความประชาสัมพันธ์ของบริษัท
  2. Notifications การแจ้งเตือนถึงตัวเรา
  3. Space พื้นที่สำหรับแต่ละแผนก (คล้ายห้องทำงานของแผนกนั้น ๆ)

และส่วนที่ 4. ส่วนสุดท้ายที่วันนี้ผมจะแบไต๋อย่างละเอียดคือ App ครับ โดยแถบที่เห็นนี้คือศูนย์รวมแอปพลิเคชันที่ใช้ในทำงานทั้งหมดของบริษัท ในแต่ละแอปพลิเคชันจะมีหน้าที่แตกต่างกันออกไป ทั้งการสื่อสาร การแบ่งปันข้อมูล หรือสถานะของแต่ละงาน

ในกรณีที่บริษัทของคุณมีแอปเยอะมาก ๆ คุณก็สามารถตั้งค่า Favorite App ของตัวเองไว้ได้ หรือจะเลือกจากแอปที่ใช้ล่าสุดก็ได้ครับ

คุณไม่จำเป็นต้องเชี่ยวชาญด้านไอที หรือมีความรู้ด้านโปรแกรมมิง ก็สามารถสร้างและปรับเปลี่ยนแอปเหล่านี้ได้โดยการ Drag&Drop ซึ่งคุณจะเลือกทำเองทั้งหมดโดยเริ่มต้นจากศูนย์ก็ได้ หรือนำเข้าไฟล์ เช่น Excel, CSV หรือถ้าง่ายขึ้นไปอีกก็คือเลือกจากเทมเพลตสำเร็จรูปที่ kintone มีให้อยู่แล้วก็ได้ครับ นอกจากคุณจะได้เครื่องมือที่ตรงใจแล้ว ยังประหยัดเวลาไปได้เยอะ และที่สำคัญคือรองรับภาษาไทยด้วยครับ

ตัวอย่างพื้นฐานเช่น ระบบลางาน จากเดิมที่ต้องส่งใบลาแบบกระดาษ วิ่งตามหาหัวหน้าให้มาเซ็นอนุมัติ เสร็จแล้วค่อยไปยื่นห้อง HR ตอนนี้ก็เลิกไปเลยครับ คุณสามารถสร้างระบบลางานใน kintone ได้ ลาแบบไหน ลากี่วัน ใครต้องอนุมัติ จะแนบใบรับรองแพทย์ หรือหลักฐานการลาก็ทำได้ครบ เวลาสิ้นเดือนหรือสิ้นปีที่ต้องทำรายงานส่ง ทาง HR ก็มากด Export File ได้รายงานสรุปการลาของพนักงานทั้งหมด เป็นเครื่องมือที่ใคร ๆ ก็อยากได้

ทุก ๆ แอปใน kintone เมื่อเริ่มใช้งานไปแล้ว หากมีหัวข้อไม่ครบหรือเกินมา คุณสามารถแก้ไขได้ด้วยการ Drag&Drop ถ้าเป็นระบบสำเร็จรูปทั่วไปคงไม่สามารถทำแบบนี้ได้ อาจจะต้องมีการเขียนโค้ดมาแก้ไขระบบ ซึ่งเป็นเรื่องยุ่งยากและเกินความสามารถของใครหลายคนแน่นอน

สำหรับแอปประเภท Project Management หรือแอปอื่น ๆ ที่ต้องการการสื่อสารก็มีฟังก์ชันการแสดงความคิดเห็นอยู่ในแอปเลย ทีนี้ทั้งข้อมูลและการสื่อสารก็มาอยู่ในที่เดียวกันแล้ว ไม่ต้องไปใช้โปรแกรมแชตคุยแยกอีก หรือไปไล่ตามหาไฟล์ที่กระจัดกระจายตามอีเมล หรือห้องแชตต่าง ๆ ซึ่งต่อให้คุณหาจนเจอ ข้อมูลก็อาจจะไม่อัปเดตแล้วก็ได้

ซึ่ง kintone ก็แก้ไขปัญหานี้ไว้แล้วด้วยการสร้าง ฟังก์ชันรวบรวมข้อมูล ที่ให้ทุกคนสามารถอัปโหลดข้อมูลขึ้นไปบน kintone ได้เลย เสร็จแล้วก็สามารถเลือกได้ว่าจะให้แสดงเป็นแผนภูมิในรูปแบบไหนก็ได้ เช่น แผนภูมิวงกลม, แผนภูมิแท่ง, แผนภูมิเส้น หรือตารางครับ

kintone ยังมีฟังก์ชันต่าง ๆ อีกมากมายให้แต่ละแผนกเลือกใช้ อย่างแผนกขายก็มีฟังก์ชัน Customer management, Contract management แผนกบุคคล เช่น ข้อมูลพนักงาน แผนกวิจัยและพัฒนา เช่น ระบบฐานข้อมูล ซึ่งไม่ว่าแต่ละแผนกจะมีความต้องการแบบไหน kintone ก็มีฟังก์ชันไว้คอยรองรับครับ

ในด้านความโปร่งใส kintone เป็นระบบ Centralization หรือการรวมศูนย์กลาง ผู้ดูแลและผู้บริหารสามารถมองเห็นข้อมูลทั้งหมด สามารถตรวจสอบผู้สร้างรายการ และผู้แก้ไขข้อมูล รวมถึงเนื้อหาที่แก้ไขได้ ช่วยสร้างความโปร่งใสของธุรกิจ (Business Transparency) ครับ

ในส่วนของความปลอดภัยนั้น คุณสามารถใช้งาน kintone ได้อย่างสะดวกสบายและปลอดภัยจากทุกอุปกรณ์ ไม่ว่าจะเป็นคอมพิวเตอร์ แล็ปท็อป สมาร์ตโฟน หรือแท็บเล็ต เพราะ kintone ได้สร้าง 2-Factors Authentication และ Encript หรือเข้ารหัสข้อมูลไว้ทั้งหมด ผู้ใช้จะเข้าถึงได้ก็ต้องมีรหัสที่ถูกต้องเท่านั้น ส่วนผู้ใช้คนอื่นจะไม่สามารถเข้าถึงได้ครับ และต่อให้ผู้ไม่หวังดีได้ไฟล์ข้อมูลไป แต่ในไฟล์ก็จะมีการเข้ารหัสอีกชั้นหนึ่งครับ

ข้อสังเกต

มาถึงข้อสังเกตกันบ้าง แม้ว่า kintone จะสามารถแสดงผล และกรอกข้อมูลเป็นภาษาไทยได้ แต่การตั้งค่าหรือตัวระบบมีให้เลือกใช้งาน 3 ภาษา คือ ภาษาญี่ปุ่น, ภาษาจีน และภาษาอังกฤษครับ

สำหรับการ Export File หรือสั่งพิมพ์รายงานสรุปต่าง ๆ หน้าตาของเอกสารจะอยู่ในรูปแบบของช่องกรอกข้อมูลครับ หากอยากจัดรูปแบบให้สวยงาม เช่น เพิ่มโลโก้ ในส่วนนี้เราสามารถซื้อปลั๊กอินเพิ่มได้ครับ

ข้อสังเกตข้อสุดท้ายคือ ความจุในการจัดเก็บไฟล์และข้อมูลต่าง ๆ ครับ โดยแต่ละ User จะได้รับความจุ 5GB/User และเป็นการใช้งานแบบแชร์ความจุร่วมกัน เช่น 1 บริษัท มี 10 User ก็จะมีความจุในการจัดเก็บไฟล์และข้อมูลต่าง ๆ รวม 50GB ครับ หากคุณคิดไม่ว่าพอ หรือต้องการความจุเพิ่มเติมก็สามารถซื้อเพิ่มได้ครับ

คุณสามารถเริ่มต้นใช้งาน kintone ได้ขั้นต่ำคือ 5 User ในราคา 500 บาท/เดือน/User หากคุณยังไม่แน่ใจ สามารถติดต่อเพื่อขอรับข้อมูล และทดลองใช้งานได้ฟรี 30 วันที่เว็บไซต์ของ kintone Asia ครับ

พิสูจน์อักษร : สุชยา เกษจำรัส

เราใช้คุกกี้เพื่อพัฒนาประสิทธิภาพ และประสบการณ์ที่ดีในการใช้เว็บไซต์ของคุณ คุณสามารถศึกษารายละเอียดได้ที่ นโยบายความเป็นส่วนตัว และสามารถจัดการความเป็นส่วนตัวเองได้ของคุณได้เองโดยคลิกที่ ตั้งค่า

Privacy Preferences

คุณสามารถเลือกการตั้งค่าคุกกี้โดยเปิด/ปิด คุกกี้ในแต่ละประเภทได้ตามความต้องการ ยกเว้น คุกกี้ที่จำเป็น

Allow All
Manage Consent Preferences
  • Always Active

Save