“1 วันมี 24 ชั่วโมง ใช้เวลาประชุมไปแล้ว 25 ชั่วโมง” คือประโยคที่บรรยายความรู้สึกของพนักงานหลายคนได้ดี เมื่อต้องเจอกับจำนวนการประชุมที่มากเกินไปในแต่ละวัน และบ่อยครั้งที่ผู้เข้าร่วมประชุมแทบไม่มีส่วนเกี่ยวข้องกับหัวข้อนั้น ๆ กลายเป็นต้องมานั่งฟังเฉย ๆ จนเบียดเบียนเวลาการทำงาน ส่งผลให้หลายคนรู้สึกเสียเวลาและเกลียดการประชุมไปเลย
แต่จะไม่มีการประชุมเลยก็คงเป็นไปไม่ได้ ดังนั้น เพื่อเป็นการแก้ไขปัญหาดังกล่าวอย่างยั่งยืน เจฟฟ์ เบโซส (Jeff Bezos) ซีอีโอของแอมะซอน (Amazon) แพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซยักษ์ใหญ่ของสหรัฐฯ (ซึ่งแน่นอนว่าเขาต้องประชุมบ่อย ๆ อย่างแน่นอน) ก็ได้ปิ๊งไอเดียสุดเจ๋ง! นั่นก็คือ ‘กฎพิซซา 2 ถาด’ หรือ ‘Two Pizza Rule’ ขึ้น
โดยกฎพิซซา 2 ถาดของเบโซส ไม่ใช่การสั่งพิซซามานั่งกินในห้องประชุม เพราะว่าไม่มีเวลาออกไปกินข้าวหรอกนะ แต่มันคือแนวคิดเกี่ยวการใช้จำนวนชิ้นของพิซซา 2 ถาด หรือประมาณ 8-10 ชิ้น เพื่อจำกัดจำนวนคนที่จะเข้าประชุม หมายความว่า ถ้าคนเกินจำนวนชิ้นของพิซซา 2 ถาด ก็อาจทำให้ประสิทธิภาพของการประชุมนั้น ๆ ลดลง
เมื่อมีการจำกัดจำนวนคนที่จะเข้าประชุมแล้ว การคัดเลือกคนที่จะเข้าประชุมจึงมีความเข้มข้นมากขึ้น เพราะต้องคัดเลือกคนที่เกี่ยวข้องกับการประชุมนั้น ๆ อย่างจริงจัง และช่วยแก้ไขปัญหา “มากคน มากความ” เพราะหลายครั้งเราก็ต้องยอมรับว่า สาเหตุของการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพมาจากจำนวนคนในห้องประชุมที่มากเกินไป ต่างคนต่างออกความคิดเห็น แต่ก็ไม่สามารถหาข้อสรุปได้ หรือบางครั้งอาจไม่ได้ไอเดียอะไรใหม่ ๆ เลย เพราะทุกคนคล้อยตามกันไปหมด
ดังนั้น กฎพิซซา 2 ถาด จึงเปิดโอกาสให้ทุกคนที่เข้าร่วมประชุมมีส่วนในการแสดงความคิดเห็นอย่างทั่วถึง และด้วยจำนวนคนที่ไม่ได้มีมากเกินไป ทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมไม่ได้รู้สึกกดดันมากนัก ซึ่งการทำเช่นนี้อาจทำให้การประชุมดังกล่าวค้นพบไอเดียใหม่ ๆ เพราะว่าทุกคนได้เค้นศักยภาพของตัวเองอย่างเต็มที่ผ่านการแสดงความคิดเห็น ไม่ใช่การคล้อยตามคนหมู่มาก นอกจากนี้ ระยะเวลาที่ใช้ในการประชุมยังลดลงกว่าการประชุมทั่ว ๆ ไปอีกด้วย เนื่องจากมีการตัดสินใจที่เร็วขึ้น
โดยบล็อกของแอมะซอนอธิบายถึงความสำคัญของกฎพิซซา 2 ถาดไว้ว่า การทำงานร่วมกันนั้นมีความสำคัญมาก และยิ่งทีมมีขนาดเล็ก การทำงานร่วมกันก็ยิ่งได้ผลดี เพราะว่าผลิตภัณฑ์ใหม่ ๆ จะถูกเคาะออกมาเร็วขึ้น ซึ่ง ‘เวลา’ คือตัวชี้วัดที่สำคัญในตลาดซอฟต์แวร์ เพราะนี่คือสิ่งที่สร้างความแตกต่างระหว่างคุณและคู่แข่ง ลองนึกภาพสถานการณ์ที่คุณต้องออกฟีเจอร์ใหม่ ผลิตภัณฑ์ใหม่ หรือต้องแก้ไขจุดบกพร่องอะไรบางอย่าง แน่นอนว่าคุณต้องการให้สิ่งนั้นเกิดขึ้นเร็วที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ ดังนั้น คุณจึงต้องการวิธีที่คล่องตัวในการทำงาน
แม้จะมีชื่อที่ดูน่าอร่อย แต่กฏพิซซา 2 ถาดของเบโซส ก็สอดคล้องกับงานวิจัยของ J. Richard Hackman จากโรงเรียนธุรกิจฮาร์วาร์ด (Harvard Business School) ที่พบว่าการทำงานเป็นทีมควรจะมีคนไม่เกิน 10 คน เพราะการสื่อสารจะยากยิ่งขึ้น เมื่อมีจำนวนคนมากขึ้นนั่นเอง
อย่างไรก็ตาม กฏพิซซา 2 ถาดของเบโซสไม่ได้สมบูรณ์แบบและมีจุดอ่อน คือ การสื่อสารระหว่างทีมที่อาจลดน้อยลงไป อยู่กันแบบทีมใครทีมมัน และอาจเกิดการทำงานประเภทไซโล (Silo) หรือคำสั่งจากเบื้องบนลงล่าง ดังนั้น องค์กรที่นำกฏพิซซา 2 ถาดไปใช้งาน คุณจะต้องทำให้แน่ใจว่า ระหว่างทีมงานนั้นมีการพูดคุยเป็นประจำ โดยอาจจะเลือกตัวแทนเข้ามาพูดคุยทุก ๆ สัปดาห์หรือทุก ๆ เดือน เพื่อให้ทุกคนรู้สึกว่าความคิดเห็น ปัญหา หรือเสียงสะท้อนใด ๆ ก็ตามไปถึงผู้บริหาร ไม่ใช่การทำงานแบบรับคำสั่งเพียงอย่างเดียว
เมื่อทุกคนหาจุดที่สมดุลในการประชุมได้แล้ว “1 วันมี 24 ชั่วโมง ใช้เวลาประชุมไปแล้ว 25 ชั่วโมง” ก็จะไม่มีอีกต่อไป และทีนี้ทุกคนก็จะได้ไปกินพิซซาจริง ๆ สักที ไม่ใช่แค่ชื่อกฎที่ตั้งไว้ลอย ๆ ให้หิวเล่นเวลาต้องประชุมนาน ๆ
ที่มา : Amazon, Amazon Web Services, Harvard Business School
พิสูจน์อักษร : สุชยา เกษจำรัส