ในโลกธุรกิจปัจจุบัน เราเห็นแนวโน้มที่น่าสนใจอย่างหนึ่งคือ ผู้คนเริ่มออกมาสร้างธุรกิจของตัวเองกันมากขึ้น ส่วนหนึ่งเพราะเห็นรุ่นพี่ในวงการที่ประสบความสำเร็จ สร้างรายได้มหาศาล หรือบางคนก็ทำควบคู่ไปกับงานประจำ แต่ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้ประกอบการหน้าใหม่หรือทำมาสักพักแล้ว สิ่งหนึ่งที่ทุกคนต้องเจอเหมือนกันคือ “ความท้าทายในการจัดการระบบหลังบ้าน”
บทความนี้จะพาคุณไปทำความเข้าใจระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) ตั้งแต่จุดเริ่มต้น ปัญหาที่คนทำธุรกิจต้องเจอ ไปจนถึงทางออกที่ช่วยให้ธุรกิจของคุณขับเคลื่อนไปข้างหน้าได้อย่างราบรื่น
จุดเริ่มต้น จาก Excel สู่กับดักของ ซอฟต์แวร์งอก
เมื่อเราเริ่มทำธุรกิจใหม่ๆ ด้วยงบประมาณที่จำกัด เครื่องมือสามัญประจำบ้านที่ทุกคนเลือกใช้คงหนีไม่พ้น Excel หรือ Google Sheet เราใช้มันบันทึกทุกอย่าง ตั้งแต่ยอดขาย รายชื่อลูกค้า ไปจนถึงสต็อกสินค้า ซึ่งในช่วงแรกมันก็ทำงานได้ดี แต่เมื่อธุรกิจเริ่มเติบโตขึ้น ปัญหาจะเริ่มตามมา
- ยอดขาย: พอรายการขายเยอะขึ้น Excel เริ่มเอาไม่อยู่ เราจึงไปซื้อ ซอฟต์แวร์ขาย (POS/Sales) มาใช้
- พนักงาน: เมื่อมีลูกน้อง ต้องทำเงินเดือน ขาดลามาสาย โอที เราก็ต้องหา ซอฟต์แวร์ HR มาเพิ่ม
- สต็อก: สินค้าเริ่มเยอะ ต้องคุมของเข้า-ออก เราก็ต้องมี ซอฟต์แวร์ Inventory
- ช่องทางออนไลน์: พอขยายไปขายบน Marketplace หรือทำเว็บไซต์เอง ก็ต้องมีระบบหลังบ้านเว็บไซต์ ต้องมี CRM ดูแลลูกค้า ต้องมีระบบ Marketing
ผลลัพธ์ที่เกิดขึ้นคืออะไร? คุณจะพบว่าธุรกิจของคุณเต็มไปด้วยซอฟต์แวร์ที่ “สะเปะสะปะ” ข้อมูลลูกค้ากระจัดกระจาย บางส่วนอยู่ใน CRM บางส่วนอยู่ใน Excel บางส่วนอยู่ที่หน้าแชท ข้อมูลไม่เชื่อมโยงกัน ทำให้การบริหารจัดการกลายเป็นเรื่องปวดหัว และนี่คือเหตุผลที่องค์กรใหญ่ๆ ต้องใช้ระบบที่เรียกว่า ERP
ERP คืออะไร? และทำไมต้องใช้ ?
ERP (Enterprise Resource Planning) คือชุดซอฟต์แวร์ที่ทำหน้าที่เชื่อมโยงทุกหน่วยงาน (Unit) ในองค์กรเข้าด้วยกันภายใต้ “ฐานข้อมูลเดียว” (Single Database) ทำให้ข้อมูลไหลเวียนถึงกันแบบไร้รอยต่อ (Seamless)
หากพูดถึง ERP เจ้าตลาดระดับโลกที่ทุกคนรู้จักคือ SAP หรือคู่แข่งอย่าง Microsoft Dynamics ซึ่งเป็นระบบที่ดีมาก แต่ปัญหาคือ “ราคา” และ “ค่าขึ้นระบบ” (Implementation) นั้นสูงลิบลิ่ว จนธุรกิจขนาดกลางหรือเล็ก (SME) อาจจะเอื้อมไม่ถึง
แล้วทางออกคืออะไร ?
Odoo จากโปรเจกต์เล็กๆ สู่ Tech Unicorn ระดับโลก สำหรับคนที่อยู่ในวงการ Implement ระบบ ERP ชื่อของ Odoo เป็นที่รู้จักกันดี แต่สำหรับคนทั่วไป นี่คือประวัติความเป็นมาที่น่าสนใจของซอฟต์แวร์ตัวนี้
- ปี 2005 (กำเนิด TinyERP) สร้างขึ้นโดย Fabian Pinckaers โปรแกรมเมอร์ผู้หลงใหลในการจัดการ เริ่มต้นในชื่อ TinyERP
- ปี 2008 (สู่ OpenERP) เมื่อซอฟต์แวร์เริ่มขายงานได้หลักล้านดอลลาร์ ลูกค้าเริ่มตั้งคำถามว่าทำไมต้องจ่ายแพงเพื่อซอฟต์แวร์ชื่อ “Tiny” (จิ๋ว) ผู้ก่อตั้งจึงเปลี่ยนชื่อเป็น OpenERP เพื่อให้ดูเป็นทางการและเปิดกว้างมากขึ้น
- ปี 2014 (กำเนิด Odoo) เมื่อซอฟต์แวร์เติบโตจนทำได้มากกว่าแค่ ERP จึงเปลี่ยนชื่อเป็น Odoo และเริ่มให้บริการแบบ Cloud Service ทำให้ผู้ใช้ไม่ต้องกังวลเรื่องการอัปเกรดระบบเองอีกต่อไป
ปัจจุบัน Odoo กลายเป็น Tech Company ระดับ Unicorn ตั้งแต่ปี 2021 และในปี 2024 มีมูลค่าธุรกิจสูงถึง 5,000 ล้านยูโร (ประมาณ 189,000 ล้านบาท) มีผู้ใช้งานกว่า 15 ล้านคนทั่วโลก
เจาะลึกฟีเจอร์ Odoo ทำอะไรได้บ้าง ?
Odoo เปรียบเสมือนแพลตฟอร์มขนาดใหญ่ที่มีแอปพลิเคชันสำหรับการบริหารธุรกิจรวมกว่า 70 แอปพลิเคชัน ครอบคลุมการทำงานใน 8 หมวดหมู่หลัก ได้แก่ การเงิน การขาย เว็บไซต์ การจัดส่งสินค้า การบริหารพนักงาน การตลาด การให้บริการ และเครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ซึ่งทั้งหมดนี้ถูกออกแบบมาเพื่อให้การจัดการธุรกิจมีความคล่องตัวและง่ายดายยิ่งขึ้น
- ด้านการเงิน (Finance) ในหมวดการเงินประกอบด้วยแอปพลิเคชันสำคัญ เช่น ระบบบัญชี การออกใบแจ้งหนี้ และการบันทึกรายรับรายจ่าย จุดเด่นที่สำคัญคือ Odoo รองรับการทำบัญชีตามมาตรฐานสรรพากรไทย (Thai Localization) โดยสามารถคำนวณ VAT 7% และภาษีหัก ณ ที่จ่ายให้อัตโนมัติ ช่วยลดความซับซ้อนและความเสี่ยงในการทำบัญชีผิดพลาด นอกจากนี้ ระบบยังรองรับการชำระเงินผ่าน PromptPay QR Code โดยสามารถพิมพ์ QR Code ลงในใบแจ้งหนี้หรือใบกำกับภาษีได้ทันที ช่วยให้ลูกค้าชำระเงินได้สะดวก ส่งผลให้กระแสเงินสดหมุนเวียนเร็วขึ้น อีกทั้งผู้บริหารยังสามารถเรียกดูรายงานทางการเงินแบบ Real time เพื่อประกอบการตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างแม่นยำ
- ด้านซัพพลายเชนและคลังสินค้า (Supply Chain & Inventory) หมวดนี้ครอบคลุมตั้งแต่การจัดการวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์ (PLM) การจัดซื้อ การผลิต และคลังสินค้า โดยเฉพาะระบบคลังสินค้าที่มีจุดเด่นเรื่องการอัปเดตข้อมูลแบบ Real time เชื่อมต่อกับระบบขายหน้าร้าน ทำให้ยอดสินค้าคงเหลือมีความถูกต้องแม่นยำ รองรับการบริหารจัดการหลายคลังสินค้า และมีระบบตรวจสอบย้อนกลับ (Traceability) ผ่าน Lot Number หรือ Serial Number ตั้งแต่รับเข้าจนถึงส่งมอบ นอกจากนี้ยังรองรับการทำงานร่วมกับ Barcode Scanner เพื่อความรวดเร็วและลดความผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลด้วยมือ
- ด้านการผลิต (Manufacturing) ระบบการผลิตของ Odoo ช่วยให้ผู้ประกอบการสามารถกำหนดสูตรการผลิต (Bill of Materials หรือ BOM) และเชื่อมโยงกับสต็อกวัตถุดิบได้ เมื่อมีการสั่งผลิต ระบบจะคำนวณและตัดสต็อกวัตถุดิบอัตโนมัติ ทำให้ทราบต้นทุนที่แท้จริงของสินค้าแต่ละชิ้น สำหรับการวางแผน ระบบสามารถบริหารจัดการกำลังการผลิต (Capacity Planning) ให้สอดคล้องกับเครื่องจักรและแรงงาน เพื่อกำหนดวันส่งมอบสินค้าได้อย่างแม่นยำ นอกจากนี้ยังมีฟีเจอร์ Shop Floor Control สำหรับพนักงานฝ่ายผลิต เพื่อรายงานความคืบหน้าหรือแจ้งปัญหาผ่านแท็บเล็ตได้ทันที ทำให้ผู้จัดการโรงงานสามารถแก้ปัญหาหน้างานได้ทันท่วงที
- ด้านการจัดซื้อ (Purchase) ระบบจัดซื้อสามารถเชื่อมโยงข้อมูลกับสินค้าคงคลังเพื่อตรวจสอบสินค้าใกล้หมด และสร้างใบขอสั่งซื้อ (RFQ) หรือใบสั่งซื้อ (PO) ได้โดยอัตโนมัติตามเกณฑ์ที่กำหนดไว้ (Reordering Rules) ระบบยังช่วยบริหารจัดการราคาและผู้ขาย โดยรวบรวมประวัติราคาเพื่อให้เปรียบเทียบหาต้นทุนที่ดีที่สุด พร้อมระบบ Automate Workflow ที่แปลงจาก RFQ เป็น PO และเมื่อได้รับสินค้า ระบบจะสร้างเอกสารรับของและใบแจ้งหนี้จากผู้ขายเพื่อรอการตรวจสอบ เชื่อมโยงข้อมูลไปยังระบบบัญชีเพื่อจัดการเรื่องภาษีซื้อและภาษีหัก ณ ที่จ่ายได้ทันที
- ด้านการขาย (Sales) ในหมวดการขายประกอบด้วย CRM ระบบขายหน้าร้าน (POS) ระบบสมาชิก และการเช่า โดยแอปพลิเคชันการขาย (Sales) มีจุดเด่นที่สามารถออกใบเสนอราคาได้รวดเร็ว และมีระบบจัดการ Pipeline ในรูปแบบ Kanban View ที่ช่วยให้ทีมขายติดตามสถานะของแต่ละดีลได้ง่ายด้วยการลากและวาง ระบบการขายยังเชื่อมต่อกับฐานข้อมูลส่วนอื่นอย่างสมบูรณ์ เมื่อลูกค้าอนุมัติใบเสนอราคา ระบบจะสามารถสร้าง Sales Order ตัดสต็อกสินค้า และออกใบแจ้งหนี้ให้โดยอัตโนมัติ ช่วยลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อนและลดข้อผิดพลาดด้านเอกสาร
AI ใน Odoo เวอร์ชัน 19
ฟีเจอร์ที่เพิ่มเข้ามาใหม่ใน Odoo เวอร์ชัน 19 คือการการนำ AI เข้ามาผสานการทำงานหลังบ้านอย่างเต็มรูปแบบ เพื่อให้ธุรกิจขับเคลื่อนได้อย่างอัตโนมัติและชาญฉลาดยิ่งขึ้น ฟีเจอร์สำคัญประกอบด้วย AI Chatbot สำหรับบริการลูกค้า ระบบ AI ช่วยวิเคราะห์ประเมินผล และ AI สำหรับช่วยแต่งคำโฆษณาหรือเนื้อหาบนหน้าเว็บไซต์ ซึ่งทั้งหมดนี้พร้อมใช้งานทันทีโดยไม่ต้องตั้งค่าซับซ้อน
แนะนำใช้ยังไงให้คุ้ม
กลยุทธ์การทดลองใช้งานให้คุ้มค่า แม้ Odoo จะมีแพ็กเกจให้ใช้ฟรี 1 แอปพลิเคชันตลอดไป แต่หากคุณต้องการเห็นศักยภาพที่แท้จริงของระบบ All-in-One ที่ข้อมูลเชื่อมโยงกัน แนะนำให้เลือกใช้สิทธิ์ทดลองฟรี 15 วันแทน สิ่งสำคัญคืออย่ารีบกดเริ่มใช้งานทันที ควรวางแผนร่วมกับทีมงานทุกแผนกเพื่อเลือกโมดูลที่จะทดสอบ และใช้ข้อมูลตัวอย่างหรือข้อมูลตัวอย่างที่ใกล้เคียงความจริง เพื่อทดสอบการไหลของข้อมูลและขั้นตอนการทำงานให้เห็นภาพชัดเจนที่สุด
ราคาค่าบริการ
ราคาและรูปแบบค่าบริการ เมื่อมั่นใจในระบบแล้ว ค่าบริการจะคำนวณตามจำนวนผู้ใช้งาน หากเลือกจ่ายแบบรายปีจะคุ้มค่ากว่า โดยราคาอยู่ที่ประมาณ 13.50 เหรียญดอลลาร์สหรัฐต่อคนต่อเดือน หรือราว 400 กว่าบาท ส่วนแพ็กเกจรายเดือนจะอยู่ที่ 16.90 เหรียญ หรือประมาณ 500 กว่าบาท ทั้งนี้ราคาเงินบาทอาจเปลี่ยนแปลงตามอัตราแลกเปลี่ยน
Odoo Community Edition อีกหนึ่งทางเลือกที่ช่วยประหยัด
ทางเลือกสำหรับผู้เชี่ยวชาญด้าน IT สำหรับองค์กรที่มีทีม IT หรือ IT Manager ที่มีความเชี่ยวชาญด้านการจัดการ Server และ Database ท่านสามารถเลือกใช้ Odoo Community Edition ซึ่งเป็นเวอร์ชัน Open Source ได้ฟรี แม้ฟีเจอร์จะน้อยกว่าเวอร์ชัน Enterprise และต้องดูแลระบบเองทั้งหมด แต่ก็นับเป็นทางเลือกที่น่าสนใจสำหรับผู้ที่มีทักษะทางเทคนิคพร้อม
สรุป
หัวใจสำคัญของการติดตั้งระบบ ความสำเร็จในการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบ ERP ไม่ได้ขึ้นอยู่กับตัวซอฟต์แวร์เพียงอย่างเดียว แต่ต้องอาศัยความร่วมมือของพนักงานทุกคนในองค์กร การเปลี่ยนจากวิธีการทำงานเดิมที่อาจใช้ Excel หรือโปรแกรมแยกส่วน มารวมศูนย์ในระบบเดียวต้องใช้การปรับตัวสูง หากทุกคนร่วมมือกันทำ Transition ได้สำเร็จ ศักยภาพการทำงานขององค์กรจะเพิ่มขึ้นอย่างมหาศาล หากมีข้อสงสัยเพิ่มเติมสามารถติดต่อทีมงาน Support ของ Odoo ได้โดยตรง