เมื่อพูดถึงเครื่องมือในการทำเอกสาร หรือสไลด์นำเสนอนั้น คงไม่มีใครไม่รู้จักแอปในตระกูล Office 365 หรือ Docs, Sheets, หรือ Slides จาก Google Workspace ที่ในปัจจุบันเริ่มที่จะมีการเก็บค่าบริการรายเดือนแล้วหากใช้งานเกินลิมิต
แต่สำหรับเจ้าของ Synology NAS ก็มีโซลูชันที่ใช้ได้เลย ฟรี ๆ อย่าง ‘Synology Office’ สามารถดาวน์โหลดได้จาก ‘Package Center’ ให้ผู้ใช้สามารถทำงานเอกสาร สเปรดชีต หรือสไลด์นำเสนอได้บน NAS โดยตรง ยกระดับความปลอดภัยของเอกสารบนคลาวด์ส่วนตัว
Synology Office มาพร้อมกับเครื่องมือจัดการเอกสารถึง 3 แบบ
Document (ไฟล์เอกสาร) เครื่องมือสำหรับการทำเอกสาร สามารถทำงานได้พร้อมกันแบบเรียลไทม์ เทียบเท่า Microsoft Word หรือ Google Docs
Spreedsheet (ไฟล์สเปรดชีต) เครื่องมือสำหรับการคำนวณ การวิเคราะห์ การรายงานด้วยแผนภูมิหรือสูตรต่าง ๆ เทียบเท่า Microsoft Excel หรือ Google Spreadsheets
Slides (ไฟล์สไลด์นำเสนอ) เครื่องมือออกแบบงานนำเสนอ เทียบเท่า Microsoft PowerPoint หรือ Google Slides
การใช้งาน Synology Office นั้น จะมีการทำงานร่วมกับ Synology Drive แพ็กเกจที่แปลง Synology NAS ให้เป็นไดรฟ์ที่สามารถแบ่งแยกของแต่ละผู้ใช้งานได้ สร้างไฟล์เอกสาร ชีต หรือสไลด์ได้จากไดรฟ์โดยตรง หรือนำเข้าจากไฟล์ Microsoft Office ได้เช่นกัน (จะมีการแปลงไฟล์เป็นไฟล์ของ Synology Office)
เครื่องมือจัดการเอกสารเหล่านี้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างเรียลไทม์ สามารถแก้ไขได้พร้อมกันหลายคน ทำให้การทำงานมีความราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น
เมื่อติดตั้งแพ็กเกจ Synology Office เรียบร้อยแล้ว พร้อมกับแพ็กเกจพ่วงที่จำเป็น ให้ทำการเปิด ‘Synology Drive’ กด ‘Create’ เพื่อเลือกประเภทเอกสารที่จะสร้าง
หรือถ้าผู้ใช้มีไฟล์ที่สร้างมาจากโปรแกรม Microsoft Office ก็สามารถอัปโหลดขึ้นมาบน Synology Drive คลิกขวาที่ไฟล์นั้น และเลือก ‘Convert to Synology Office file’ จากนั้นระบบจะทำการแปลงไฟล์เพื่อเปิดใน Synology Office ได้โดยอัตโนมัติ
ผู้ใช้สามารถเลือกป้ายกำกับ (Label) เพื่อระบุหัวข้อ ประเภท หรืองานที่เกี่ยวข้อง ของไฟล์ต่าง ๆ ได้ โดยป้ายกำกับเหล่านี้จะไปแสดงในหน้า Synology Drive เพื่อให้ผู้ใช้สังเกตและแยกแยะได้อย่างง่าย ๆ
Synology Office นี้มีข้อได้เปรียบกว่าบริการประเภทนี้รายอื่น ๆ ที่เป็นการเก็บเอกสารบนคลาวด์ส่วนตัว ไม่ต้องกังวลใจว่าจะตกไปอยู่ในมือใคร แต่ถึงจะอยู่บนคลาวด์ส่วนตัวก็มีการเข้ารหัส และมีการเก็บประวัติการแก้ไขไฟล์ด้วย โดยจะสามารถย้อนกลับไปเวอร์ชันก่อนหน้าได้ หากมีการแก้ไขข้อมูลหรือลบข้อมูลโดยไม่ตั้งใจ
ที่สำคัญคือเหมาะสมสำหรับบริษัทหรือผู้ใช้ที่เป็นเจ้าของ Synology NAS อยู่แล้ว สามารถแชร์ให้บัญชีหรือกลุ่มต่าง ๆ ใน Synology NAS ให้สามารถเข้าถึงได้หรือจะแชร์เป็นลิงก์สู่สาธารณะได้ และเพื่อความปลอดภัยในการเข้าถึงมากยิ่งขึ้น ผู้ใช้สามารถกำหนดรหัสผ่านไว้สำหรับตอนเข้าถึงไฟล์ได้ด้วย เป็นกุญแจอีกหนึ่งชั้นที่หากได้ลิงก์ไป ไม่รู้รหัสผ่าน ก็ไม่สามารถเปิดได้อยู่ดี รวมถึงสามารถตั้งค่าวันหมดอายุสำหรับลิงก์สาธารณะได้อีกด้วย
นอกจากนี้สำหรับการทำงานร่วมกันที่หลาย ๆ คนมักจะพบปัญหาคือผู้ที่ทำงานร่วมกันนั้นไม่มีฟอนต์ที่ใช้ในเอกสาร การทำงานกับคนมาก ๆ ก็อาจจะเกิดปัญหาในการกระจายฟอนต์ได้ แต่สำหรับ Synology Office ผู้ดูแลระบบสามารถเพิ่มฟอนต์เข้าไปในระบบได้โดยตรงใน ‘Synology Drive Admin Console’ โดยตรง เพียงเท่านั้นผู้ใช้ทุก ๆ คนก็สามารถใช้ฟอนต์เดียวกันในเอกสารแบบไม่มีปัญหาได้แล้ว
หากใครกำลังมองหาโซลูชันดี ๆ สำหรับการจัดการเอกสารแบบปลอดภัย หรือเป็นเจ้าของ Synology NAS อยู่แล้ว สามารถดูรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ synology.com/th-th/dsm/feature/office
สามารถศึกษารายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับ Synology NAS ได้ที่ sy.to/qivjm และศึกษาวิธีเลือกซื้อ NAS ได้ที่ sy.to/hrzd1
พิสูจน์อักษร : สุชยา เกษจำรัส
